La óptima gestión de inventarios puede marcar la diferencia entre un negocio rentable y uno con grandes descalabros financieros, especialmente ahora que el comercio electrónico está en auge y las empresas necesitan almacenar todo tipo de artículos en bodegas. 

Sin embargo, esta gestión implica grandes desafíos, como la reducción de unidades por daño o robo. Por ejemplo, en el sector retail, se pueden generar mermas hasta por encima del 30% de la operación, que derivan en cerca de 3 millones de dólares de pérdidas anuales.

A continuación puedes aprender más sobre estas pérdidas y descubrir medidas efectivas para evitarlas.

Causas principales de la pérdida de inventario 

Entre las principales causas de pérdida de inventario puedes contar la falta de coordinación entre equipos y proveedores, mala ejecución de procesos y delitos cometidos por personal interno o externo, especialmente en robo hormiga. En cualquiera de los casos, estas pérdidas afectan los resultados finales del negocio. 

Acciones para evitar las pérdidas de inventarios 

Teniendo en cuenta las implicaciones negativas de la merma de inventarios, es necesario enfrentar el problema de forma proactiva. Algunas de las acciones que puedes implementar, son las siguientes: 

1. Implementa un sistema de control de inventarios

Este sistema te permite optimizar la gestión de bodegas e inventarios, porque facilita la contabilización en tiempo real de cada una de las existencias que posees, así como su ubicación dentro del almacén y el monitoreo de sus movimientos. 

Además, te ayuda a saber cuáles productos debes sacar más rápido, bien sea por ser perecederos, por alta rotación o por otras razones. De esa manera evitas las mermas asociadas al deterioro o vencimiento de fecha de caducidad. 

2. Establece protocolos de seguridad, principalmente el ingreso y retiro de inventario

Una de las grandes falencias en la gestión de inventarios y almacenes es la ausencia de protocolos y procedimientos de administración, control y responsabilidad. 

Es importante que los establezcas, asegurándote de que existan lineamientos específicos para la recepción, registro y almacenamiento de productos, así como la designación de responsables de velar por su cumplimiento y de realizar las respectivas rendiciones de cuentas. 

Entre los protocolos de almacenamiento, es importante considerar la naturaleza de los artículos, pues las mermas no se dan únicamente por hurto. Los daños asociados a un bodegaje inadecuado son comunes. Por ejemplo, colocar cajas pesadas sobre aquellas que guardan objetos frágiles.

3. Conteos manuales y auditorias 

Al final, lo más importante es que las existencias registradas en el sistema de control de inventarios coincidan con las cantidades reales en bodega.

Para esto, es importante realizar conteos manuales de forma periódica, así como realizar auditorías a los responsables del cumplimiento de los protocolos de seguridad, tanto en el ingreso como en el almacenamiento y retiro de mercancías.

4. Implementar un sistema de control de ingreso

Desafortunadamente, gran parte de las pérdidas de existencias responden a hurtos internos, es decir, cometidos por los mismos colaboradores. Por lo general, lo hacen en pequeñas cantidades, pero la frecuencia sostenida en el tiempo puede afectar seriamente las finanzas del negocio. 

Por lo mismo, la gestión de bodegas e inventarios debería integrar un sistema de control de acceso a las áreas de almacenamiento. De esa manera, al almacén solo podrá entrar personal autorizado y responsables del inventario, quienes al final son los que tienen que rendir cuentas por pérdidas o daños. 

5. Gestión de incidentes y vigilancia inteligente 

Las acciones anteriores serán mucho más efectivas si trabajas en la búsqueda constante de mejores sistemas de seguridad física. Los circuitos cerrados de televisión (CCTV) son una excelente opción, pero en plena era digital puedes ir más allá con un sistema de vigilancia inteligente, que optimice la gestión de incidentes con inteligencia artificial y nuevas tecnologías digitales. 

Por ejemplo, Visión, el sistema de vigilancia inteligente desarrollado por Entel Ocean, usa el poder de la visión computarizada para automatizar el monitoreo de 10 veces más cámaras que un centro de control tradicional, y lanzar alertas a tu móvil en caso de detectar merodeos, saltos de muros, intrusiones, movimiento de mercaderías, anomalías, etc. 

Este sistema reduce notablemente la carga de trabajo del operador, permitiéndole asumir un rol de supervisión mucho más valioso que el de simple veedor de cámaras, mientras potencias la capacidad de detección de incidentes de seguridad en el almacén, logrando reducir las mermas y robos hormigas. 

Con estas medidas reducirás la pérdida de inventario. Conoce Computer Vision y descubre los beneficios de la Vigilancia Inteligente para optimizar la seguridad física, seguridad ocupacional y seguridad de activos en tu negocio.

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Fecha de actualización: Noviembre 2022

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