Formularios digitales: Mejora tu eficiencia operativa

Los formularios digitales son instrumentos tecnológicos que sirven para que los procesos en las empresas sean más veloces y la calidad de algunas de sus acciones estratégicas se vean optimizada. Sobre todo son de gran ayuda en labores en terreno que facilitan la organización del equipo, el seguimiento de las tareas y cumplimiento de las mismas en los plazos fijados.

Conoce en este artículo de qué se trata esta herramienta y cómo puede ayudar a tu organización.

¿Qué es un formulario digital en un entorno empresarial?

Este es un documento que se elabora con el propósito de recopilar datos de forma estructurada y ordenada. Posteriormente, la información recolectada es almacenada para ocuparse después con propósitos específicos.

  • Se conforma por diversas casillas y los datos que son solicitados varían dependiendo la finalidad, que puede ser solicitar algo respecto a una relación de servicios o comercial, o bien, obtener información relevante y estratégica útil para los objetivos operativos o de negocios.
  • Su utilidad se resume en facilitar la toma de decisiones basadas en datos concretos y valiosos, así como la de obtenerlos para ampliar el conocimiento respecto a un aspecto en especial, evaluar procesos, encuestas y mejorar la gestión.

Saber cómo crear formulario digital, te ofrece ventajas especiales. Conócelas a continuación.

5 beneficios del uso de formularios digitales

Con claridad en lo que es un formulario digital y la importancia que tiene como parte de los , descubre las bondades que te ofrece utilizarlo en tu empresa.

1. Automatización y reducción de errores

Uno de los beneficios principales de este tipo de herramientas es que gracias a ellas se pueden recopilar, procesar y analizar datos de forma automatizada, reduciendo tiempos y errores. 

Así los datos se validan al momento, no hay que transcribirlos y se evita su duplicidad.

2. Mayor productividad y gestión de datos

Ya no existe la necesidad de hacer largos procesos manuales, como el repartir hojas o el vaciado de información a bases de datos, pues los empleados pueden dedicar ese tiempo a otras actividades más estratégicas.

Además, este tipo de formularios se pueden integrar con otras soluciones para centralizar los datos, haciendo que el acceso, procesamiento y gestión de estos sea posible en tiempo real y en grandes cantidades.

3. Mejoras cuantificables

Con esta herramienta digital se puede hacer un seguimiento cuantificable de cada proceso operativo. Es medible desde la eficiencia en el recogimiento de datos, hasta las áreas de mejora en la empresa.

Esto hace más fácil y correcta la toma de decisiones, pues las organizaciones pueden optimizar y ajustar cada proceso con base en métricas muy precisas.

4. Reducción de costos

Al usar formularios digitales, los costos de operación se reducen, pues no existe necesidad de gastar papel, de imprimir o invertir en almacenamiento para archivar en sitios físicos.

Aparte se evita la posibilidad de incurrir en costos para corregir errores, recuperar datos y gastar en trabajo extra para hacer todo eso.

5. Aumenta la accesibilidad

Si se tienen los formularios en formato electrónico, es mucho más fácil acceder a ellos desde cualquier dispositivo, a cualquier hora que se requiera. 

Esto es porque utilizan la nube para su almacenamiento, por lo cual no hay necesidad de perder tiempo buscando entre enormes filas de documentos, en donde se pueden perder algunos de ellos.

¿Cómo hacer un formulario digital?

Sabiendo sus ventajas, quizá quieras saber cómo se hacen. Toma nota.

Aunque el proceso de crear formulario digital varía entre las distintas plataformas que puedes utilizar, en general es mucho más simple que hacerlo manualmente, necesitas:

  • Determinar qué información requieres.
  • Dar instrucciones claras.
  • Pedir solo la información necesaria en cada campo.
  • Adjuntar fotos si es necesario.
  • Configurar cada apartado para asegurar que los datos se dan en el formato correcto.
  • Usar campos condicionales, es decir, esos que al responder “sí” o “no” activan más preguntas u omiten otras.
  • Validar la información en tiempo real (si es posible).

¡Y listo! En todo ese desarrollo el software te puede ir guiando y haciendo más fácil el recorrido, dependiendo de qué tan eficiente sea la herramienta, por eso vale la pena seleccionar una de gran calidad.

Almacena datos rápidamente con los Formularios Digitales de Entel Digital

Ya tienes mayor conocimiento sobre cómo hacer un formulario digital, los cuales te facilitan el recogimiento de información, además de las ventajas mencionadas. Ahora, si te inclinas por la solución de Entel Digital, podrás incorporar características como:

  • Plataforma web, para acceder desde diversos dispositivos, con o sin conexión a internet.
  • Formularios georreferenciados para evaluar el cumplimiento de las tareas desarrolladas en terreno.
  • Capacidad para adjuntar fotografías a la información guardada.
  • Posibilidad de asignar tareas y configurar diversos tipos de formularios según las actividades a realizar.
  • Permiten la firma digital de los colaboradores para identificarlos fácilmente.
  • Ofrecen un dashboard para una visualización simplificada, chat para facilitar la comunicación del equipo y mucho más.

En el Digital Market de Entel Digital encontrarás un ecosistema de soluciones digitales con las herramientas que tu empresa necesita para aumentar la productividad. Prueba , y pasa a tomar mejores y más eficientes decisiones.

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Política de privacidad de datos

Fecha de actualización: Noviembre 2022

Infórmate acerca de nuestra política de privacidad y de cómo cuidamos tu información en Entel. El cuidado de tu información personal es importante para Entel; por ello resguardamos tus datos personales y nos sujetamos a la legislación nacional vigente en esta materia. Los datos personales corresponden a cualquier información relacionada a una persona y que la identifica o hace identificable. A continuación, te informamos los tratamientos que podríamos realizar con tus datos personales.

1. Sobre Entel

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2. Principios de la Política

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  • Finalidad: Los datos personales deben utilizarse sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados.
  • Proporcionalidad: Los datos personales deben ser recolectados y tratados solo en la medida que resulten necesarios en relación con los fines del tratamiento.
  • Minimización de datos: Solo se deben solicitar y recolectar aquellos datos estrictamente necesarios para cumplir los fines para los cuales hubieren sido recolectados.
  • Temporalidad: Los datos personales se deben conservar durante el tiempo necesario, considerando la finalidad o alguna exigencia legal.
  • Calidad: El dato personal debe ser exacto, completo, actualizado y responder con veracidad a la situación real de su titular.
  • Responsabilidad: Entel es legalmente responsable del cumplimiento de los principios, obligaciones y deberes de conformidad a la ley.
  • Seguridad: El tratamiento de datos personales se debe realizar mediante medidas de seguridad adecuadas y suficientes, para evitar tratamientos no autorizados y prevenir pérdida, deterioro, filtración o destrucción.
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3. Compromisos Entel

Utilizaremos tus datos personales cuando su tratamiento sea necesario para la ejecución del contrato, para los fines para los cuáles hemos solicitado tu consentimiento o para el cumplimiento de obligaciones legales.

Siempre solicitaremos solo los datos estrictamente necesarios. En virtud del artículo 4° de la Ley N° 19.628, no requeriremos tu consentimiento cuando los datos provengan de fuentes accesibles al público, sean de carácter económico, financiero, bancario o comercial, se contengan en listados relativos a una categoría de personas (por ejemplo, profesión, títulos educativos, dirección o fecha de nacimiento) o sean necesarios para comunicaciones comerciales de respuesta directa o comercialización o venta directa de bienes o servicios.

Nos comprometemos a guardar reserva y confidencialidad de tus datos personales. Sin perjuicio de ello, podremos comunicar datos personales ante requerimientos judiciales o de la administración del Estado que cumplan los requisitos legales, revisando previamente los antecedentes y solicitando aclaraciones cuando corresponda.

Realizaremos los mayores esfuerzos para que los datos personales almacenados sean exactos, completos y actualizados en relación con los fines de su tratamiento. Deberán ser modificados o eliminados cuando dejen de cumplir su finalidad. Podrás modificar gratuitamente tu información personal en: (i) Mi Entel (sitio privado), (ii) APP Entel, (iii) sucursales de Entel, o (iv) call centers.

4. Para qué y cómo usamos tus datos

a) Ejecución del servicio

Celebración y ejecución del contrato: Llevaremos registro de tus llamadas, SMS, navegación y uso de datos para darte conectividad y acceso a nuestras redes y servicios, facturar, monitorear calidad y resolver reclamos o consultas.

Mejora y monitoreo de servicios: Utilizamos información agregada de tráfico para optimizar recursos y mejorar la calidad del servicio.

b) Envío de comunicaciones comerciales, promocionales o publicitarias

Podemos enviarte comunicaciones –generales o personalizadas– sobre productos y servicios de Entel o de terceros, de acuerdo con tus intereses. No compartiremos tus datos con terceros para fines distintos a los autorizados. Podremos contratar empresas de marketing para el envío, quienes deberán usarlos exclusivamente para comunicaciones en nombre de Entel. Siempre podrás poner término al envío siguiendo las instrucciones de cada comunicación.

Si autorizas el tratamiento de datos directamente a un tercero para recibir sus productos o servicios, ese tercero será el responsable del tratamiento.

c) Mejorar la experiencia de consumo y otras finalidades

Análisis de datos (big data y no big data): Usamos datos obtenidos lícitamente (personales o no) para encontrar patrones y tendencias, aplicando técnicas para evitar la identificación de personas cuando corresponda. Estos análisis se utilizan para:

  • Estudios de mercado y análisis estadístico sobre uso de red, productos y servicios, y preferencias.
  • Desarrollar y personalizar campañas de marketing.
  • Detección de fraude y seguridad de redes y servicios.
  • Entregar informes y análisis estadísticos agregados a terceros (sector público o privado) sin identificar personas.

Cookies: Utilizamos cookies para recordar información y personalizar la experiencia, así como para rastrear actividad en línea y permitir que terceros ofrezcan publicidad. Puedes revisar la política de cookies en este enlace: Política de Cookies de Entel.

Comunicación de datos personales: Para prestar servicios y para las finalidades anteriores, cuando sea necesario, podremos comunicar tus datos a:

  • Empresas del grupo Entel.
  • Proveedores y socios comerciales (encargados del tratamiento).
  • Organismos del Estado, en cumplimiento de la legislación vigente.

Antes de transferir datos personales a terceros, adoptaremos las medidas adecuadas conforme a la legislación aplicable para proteger tus datos.

5. Cómo recopilamos tu información

Podemos recopilar información personal desde diversas fuentes, según el canal y el tipo de interacción:

  • Cuando compras productos o contratas servicios.
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  • Información de tu cuenta Mi Entel y APP Entel (usuarios y contraseñas) para monitoreo y mejora de servicios.
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7. Por cuánto tiempo almacenamos tus datos

Mantendremos tus datos solo por el tiempo necesario para la prestación de los servicios, su cobro y facturación, hasta su total ejecución y cumplimiento, salvo exigencias legales distintas.

Los rangos autorizados de direcciones IP y los números IP de conexiones de abonados se almacenan por un máximo de un año, conforme al artículo 222 del Código Procesal Penal.

8. Cómo protegemos tu información

Podemos entregarte una clave personal para acceder a tu sitio privado Mi Entel. Esta clave es estrictamente confidencial y de tu exclusivo conocimiento y responsabilidad.

Adoptamos medidas y controles para evitar accesos no autorizados y pérdidas de información personal. Nuestras plataformas y sistemas de almacenamiento siguen estándares internacionales y normativa vigente, resguardando integridad, confidencialidad, disponibilidad y resiliencia. Además, velamos por la calidad de los datos y por un uso responsable que resguarde los derechos y la privacidad de las personas.

Entel nunca solicitará por comunicaciones datos personales o claves secretas. Si tienes dudas, contáctanos antes de entregar información.

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  • Acceso: Solicitar confirmación y acceso a tus datos personales tratados por Entel.
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